Papierloos werken: hoe workflowautomatisering kan helpen

Workflowautomatisering is de sleutel tot een papierloos kantoor. Tegenwoordig hebben veel bedrijven namelijk te maken met overmatig papiergebruik en dat blijft natuurlijk een grote uitdaging. Gelukkig zijn hier wel oplossingen voor. Zo kun je gebruikmaken van workflowautomatisering wat een effectieve oplossing biedt.

Digitalisering van documenten

Om te beginnen is het goed om te kijken naar het digitaliseren van je documenten. Zo zijn er veel documenten online op te slaan via bijvoorbeeld een cloudopslag. Door middel van een cloudopslag heb je een veilige online omgeving waar documenten opgeslagen worden. Daarbij komt ook het voordeel dat je door middel van een cloudopslag je gemakkelijk je documenten deelt met collega’s, klanten of je leidinggevende. Niet alleen het delen wordt makkelijker gemaakt, maar ook het bewerken van digitale bestanden in de cloud. Document production automation is dus ideaal om te gebruiken, zeker als je je productiviteit en efficiëntie wil verbeteren bij je bedrijf. Zo hoef je geen papier meer te gebruiken en ga je naar een papierloos kantoor.

Geautomatiseerde workflows

Om papierloos te werken binnen je bedrijf, is het ook prettig om geautomatiseerde workflows te genereren. Een automatisering op workflows scheelt tijd binnen je bedrijf. Zo zijn er veel zaken die je door middel van automatisering uit je handen kan geven. Denk bijvoorbeeld aan de automatisering van routinetaken zoals diverse goedkeuringsprocessen. Verder zijn er ook andere zaken die gedigitaliseerd en geautomatiseerd worden door middel van workflow. Denk hierbij aan digitale facturatie en betalingen. Zo hoef je niet alle facturen uit te printen maar ga je gemakkelijk papierloos aan de slag gaan om alles online op te slaan. Hetzelfde geldt ook voor een automatische rapportage. Zo verspil je geen papier en kun je starten met het gebruiken van geautomatiseerde workflows.

Integratie van systemen

Binnen een bedrijf heb je natuurlijk te maken met meerdere systemen waar je mee aan de slag gaat. Zo is het gemakkelijk om de systemen met elkaar te kunnen koppelen. Op die manier blijft alles overzichtelijk en weet je waar je het zoeken moet. Door middel van intelligent document processing wordt het je gemakkelijk gemaakt, door verschillende systemen met elkaar te verbinden. De softwarepakketten zijn bijvoorbeeld ERP, CRM of HR. Op die manier heb je vermindering van dubbel werk en heb je ook last van minder fouten.

Voordelen van een papierloze werkomgeving

Als laatste is het natuurlijk goed om te kijken waarom het verstandig is om gebruik te maken van een papierloze omgeving op kantoor. Hieronder hebben we een aantal voordelen omschreven, waardoor jouw bedrijf een boost krijgt in de digitale wereld, zonder papier.

1. Milieubewustzijn

Om te beginnen heb je natuurlijk te maken met het milieu als je papier wil gaan gebruiken. Doordat je minder papier gebruikt, heb je ook minder afval en ga je dus zonder problemen werken aan diverse zaken in de digitale wereld. Dit is goed voor het milieu en natuurlijk voor je bedrijf.

2. Kostenbesparing

Een ander voordeel waar je mee te maken krijgt op een papierloos kantoor is dat je bespaart in de kosten van je bedrijf. Zo heb je lagere kosten doordat je minder hoeft te printen en ook archivering kost geen geld meer. Op die manier hoef je minder papier aan te schaffen, waar je diverse kosten mee bespaart.

3. Efficiëntie

Door middel van een digitaal systeem voor je documenten, heb je ook een voordeel als het gaat om efficiënt werken. Zo heb je bij je werknemers een hoge productiviteit en maak je gebruik van snellere processen. Dit maakt het werk niet alleen makkelijk, maar ook efficiënt.

4. Toegankelijkheid

In de digitale wereld is toegankelijkheid ook heel erg belangrijk. Je wil namelijk altijd en overal in de documenten willen kijken. Of je nou op kantoor aan de slag bent, of thuis aan het werk bent. Door deze systemen ga je gemakkelijk door documenten heen, zonder dat je geen toegang hebt.

5. Samenwerking

Als laatste voordeel gaat de samenwerking tussen collega’s ook aanzienlijk omhoog. Zo krijg je goede communicatie met elkaar en deel je gemakkelijk kennis met elkaar in een online omgeving.

Kortom, het is gemakkelijk om papierloos aan de slag te gaan met je bedrijf. Zo ben je bezig met de toekomst, het milieu en ga je kosten besparen op dit front. Kijk dus snel hoe jij papierloos aan de slag kunt gaan binnen je bedrijf.