Nieuw kantoor Triodos Bank in gebruik genomen

Foto: Bert Rietberg voor J.P. van Eesteren

Triodos Bank heeft in samenwerking met Edge Technologies een nieuw kantoor op Landgoed De Reehorst ontwikkeld, die wereldwijd de toon zet op circulariteit en duurzaamheid. VFM was verantwoordelijk voor de ingebruikname, inclusief het organiseren en coördineren van de verhuizing en de eerste werkdag.

In het zorgvuldige proces is opdrachtgeverschap een centraal thema geweest, vertelt Alex de Groot, consultant Werkplek en Services van VFM en bij Triodos Projectleider Ingebruikname.

De eerste werkdag in het nieuwe, volledig duurzame en circulaire kantoor van Triodos Bank was officieel eind november 2019. “Maar toen waren wij al een kleine twee jaar onderweg”, lacht De Groot. VFM was door Triodos Bank namelijk al in een vroeg stadium aangehaakt vanwege de inhoudelijke expertise die het facilitaire adviesbureau bezit op het gebied van de werkomgeving. “Wij waren als VFM verantwoordelijk voor de ingebruikname. Onderdeel van die ingebruikname was interieur en de daaraan gekoppelde voorbereidende werkzaamheden in 2018 en de aanbesteding en implementatie in 2019”, verklaart De Groot.

Lat ligt hoog

Het nieuwe pand van Triodos Bank beslaat 13.000 vierkante meter, telt vijf verdiepingen en de lat op circulair en duurzaam gebied lag hoog. Erg hoog. “Een mooie uitdaging dus”, verklaart De Groot. In de werkgroep interieur en kantoorgebruik is als eerste een afvaardiging van Triodos Bank aan de slag gegaan met de toekomstige inrichting.

“Onder onze begeleiding en die van Ex Interiors, zijn vervolgens diverse referentiebezoeken afgelegd om te zien waar de markt staat als het gaat om circulariteit. De learnings daarvan zijn vastgelegd en later toegepast in de ingebruikname”, aldus De Groot.

Ondertussen heeft VFM ook intern bij Triodos de nodige gesprekken gevoerd met de verschillende afdelingen als human resources, alles om ook daar de handen op elkaar te krijgen voor de keuzes.

Uitvraag geformuleerd

Na dit traject is de uitvraag voor het interieur geformuleerd. Voor de inrichting van het nieuwe kantoor hechtte Triodos veel waarde aan kwalitatieve eisen op het gebied van circulariteit en hergebruik. De Groot: “In het project hebben we altijd belang gehecht aan het selecteren van echte partners, naast dat zij natuurlijk ook leverancier zijn. Daar is veel aandacht aan besteed.”

VFM heeft de aanbesteding van het interieur begeleid en uitgevoerd. Het gebouw heeft inmiddels het BREEAM Outstanding certificaat. Daarnaast is het nieuwe kantoor ook een energie neutrale huisvesting die voldoet aan de allerhoogste gezondheidseisen. Het is gerealiseerd met nagenoeg honderd procent hout in de dragende constructie en in het interieur is met natuurlijke materialen gewerkt, zoals linnen, kurkgietvloeren, duurzame stoffen en een plantaardig gelooid leer van Nederlandse huiden.

“Gispen kwam als beste uit de aanbesteding naar voren en zij hebben in nauwe samenwerking met Meubelmakerij Het Woud een circulaire en duurzame inrichting verzorgd”, legt De Groot uit.

Projectleider ingebruikname

De ingebruikname is eigenlijk vanaf december 2018 echt gaan werken toen De Groot werd benoemd tot projectleider ingebruikname. Samen met collega Evelien Matze heeft hij de projectgroep geleid.

“De scope van de opdracht was breed. De ingebruikname was een transitie vanuit vier gebouwen naar één. Wij waren verantwoordelijk voor het voorbereiden en gereed maken van het beheer als gebouweigenaar na bouwoplevering. Maar ook het inregelen van alle services en het coördineren en begeleiden van alle zaken die derden kwamen doen in opdracht van het projectteam. Ook vormden wij de brug tussen het programma- en de staande beheerorganisatie.”

Bovendien lag het organiseren en coördineren van de verhuizing en de eerste werkdag op het bord van VFM. De Groot: “Om een gebouw dat op 6 september nog leeg is, volledig operationeel en ingericht gereed te hebben op maandag 25 november is een onderneming waar veel bij komt kijken. Als we hier als team op terugkijken, dan zijn wij trots op deze periode en prestatie.”

Open en transparant

RAU architects ontwikkelde in samenwerking met Ex Interiors het integrale gebouwconcept. Hierbij is de grote begane grond semi-openbaar met naast een restaurant een vergadercentrum voor vergaderingen met primair externe bezoekers.

“Het is een heel open en transparant gebouw. Op de eerste verdieping bevindt zich een samenwerkvloer waar medewerkers elkaar ontmoeten om bijvoorbeeld gezamenlijk aan een project te werken. Verder is er gekozen voor werkplekken georiënteerd op het prachtige omliggende landgoed. Dicht op de werkplekken vinden medewerkers alle faciliteiten voor bellen, vergaderen, informeel overleg en contact met collega’s”, legt De Groot uit.

Het werkplekconcept is volgens hem gericht op het faciliteren van werk in de verschillende vormen waarin de medewerkers van Triodos dit uitoefenen. “We hebben bij veel interieuronderdelen goed gekeken naar de circulariteit van een interieur stuk. Hoe gemakkelijk is een onderdeel te vervangen. Duurzame keuzes hierin zijn ook keuzes voor kwalitatieve en tijdloze interieurelementen.”

Verder vooral veel hout: een kast van boomstammen, een houten maatwerkbank en een houten tribune op de begane grond en de eerste etage. “Om plaats te maken voor de bouw, zijn op het landgoed enkele bomen gekapt. Maar in de ontwikkeling zijn ook veel bomen aangeplant, om zo de ecologische hoofdstructuur van het landgoed te versterken. De bomen die gekapt zijn, hebben we gezaagd, gedroogd en vermaakt tot unieke tafels die nu weer in het gebouw staan. Een mooie en kleine duurzame cirkel, met unieke tafels als resultaat”, aldus De Groot.

Hij laat ook weten dat het losse meubilair bestaat uit een mix van nieuw en hergebruikte en gerevitaliseerde stoelen en tafels. “Zo zijn circa 500 bestaande werkplekken hergebruikt. De onderstellen zijn opnieuw gebruikt, alle bladen zijn gerevitaliseerd met een natuurvriendelijke olie en de bureaus zijn aangevuld met benodigdheden om de bekabeling netjes en veilig weg te werken.”

Soepel proces

De Groot blikt terug op een soepel proces. En op een mooie oplevering. “De integratie tussen gebouw- en interieurarchitectuur is zeer geslaagd. Het gebouw is een ware spiegel van de identiteit van de duurzame Triodos Bank. Wij hebben dit als team ingebruikname helemaal door kunnen zetten tot in de laatste puntjes op de i.”

In het hele traject heeft de consultant van VFM nauw samengewerkt met tal van mensen binnen Triodos. “Via allerlei deelprojecten hadden wij te maken met mensen uit de bestaande beheersorganisatie, dus bijvoorbeeld een ICT-medewerker of facility medewerker van Triodos. De korte lijnen en open en transparantie communicatie waren echt de succesfactoren”, erkent De Groot.

“Intern vonden ze het heel fijn dat ze ergens terecht konden met vragen, dat bracht rust. En duidelijkheid. Er was één aanspreekpunt, dat was VFM.”

Een belangrijk aspect in de werkwijze van VFM: stel jezelf als leider van een projectteam kwetsbaar op. “Het is een krachtig signaal als de projectleider zijn fouten deelt. Het effect is namelijk dat er openheid en focus op het resultaat komt. Anderen durven ook fouten te maken”, weet De Groot. Samen met programmamanager

Ellen Wiewel heeft hij nadrukkelijk vastgehouden aan het plan, koersvast leidinggeven aan de eindfase van het Programma is essentieel. “Er spelen altijd verschillende krachten tijdens zo’n project, sterk opdrachtgeverschap is om die reden belangrijk. Je moet vooruit en je kunt vaak niet terugkomen op eerder genomen beslissingen. Immers, er zijn harde deadlines die moeten worden gehaald.”